Comunicaciones y coordinación

Los proyectos tipo web requieren muy buena comunicación y coordinación con los distintos actores involucrados. En este documento reunimos algunos detalles para facilitar nuestra comunicación.

Comunicación base por email #

Nos comunicamos preferentemente por email, es un medio que permite:

  • Ordenar y establecer prioridades, estado y seguimiento de los asuntos.
  • Tener registro de lo que ya hemos comentado y poder realizar búsquedas sobre ello.
  • Revisar mejor los asuntos antes de dar una respuesta.
  • Comunicarnos en el mejor momento para cada actor involucrado.
  • Incluir elementos multimedia (imágenes, vídeos, archivos) que ayuden a la comprensión del mensaje.

En cualquiera de los casos, es importante que la comunicación por email exponga el asunto de forma clara y concisa (dentro de las posibilidades) para facilitar la lectura y compresión a todas las partes.


Solicitud de presupuesto para desarrollo de sitios web #

Para solicitar un presupuesto es conveniente que aportes tanta información objetiva como subjetiva relativa al proyecto que puedas aportar. Esto nos permitirá realizar un presupuesto lo más fidedigno posible.

Somos conscientes de que: recabar esta información, darle sentido, sintetizarla y plasmarla requiere un gran esfuerzo. Pero hay que tener en cuenta que este trabajo es necesario más tarde o más temprano. Es por eso que lo solicitamos así y, si no pudieras realizar esta tarea, podemos ofrecerte un servicio de consultoria previo al presupuesto para concretar esta información. Si por cualquier motivo no deseas concretar esta información de forma previa a realizar el presupuesto, es posible que no podamos hacerte presupuesto o éste sea altamente impreciso.

Información objetiva #

Necesitamos principalmente toda la información que afecte al proyecto acerca de tres grandes áreas:

Arquitectura de la información #

Es el arte de organizar la información de la forma más clara y lógica posible, con esto se trata de conseguir que, al usuario que acceda al sitio web, le llegue de forma sencilla la información que queremos transmitirle, que pueda encontrar lo que busca y procurar una navegación y un orden que resulten intuitivos.

Definir esto pasaría por determinar cuáles serían cada una de las páginas de las que se compone el sitio web, así como los contenidos que se muestran en cada una de ellas.

Esta definición se hace sobre un documento en el que se definen la organización y relaciones entre todos los elementos del sitio web. De este documento dependerá el trabajo de diseño.

Diseño #

Si aportas el diseño, de cara a nuestro presupuesto no vamos a pedir el diseño final (si lo puedes aportar, mejor, pero entendemos que esto habitualmente no se confirma hasta que no existe un presupuesto de desarrollo) pero si que necesitaríamos indicaciones acerca de cómo puede ser el diseño. Si bien la arquitectura de la información ya podría darnos muchas pistas, hay algunos elementos cuya maquetación puede variar entre muy sencilla y muy compleja y eso puede afectar muchísimo a nuestra dedicación y por tanto al presupuesto.

Si no existe un diseño final, realizaremos una estimación en nuestro presupuesto en base a las indicaciones hechas.

Funcionalidades #

Con la arquitectura de la información y las indicaciones del diseño seguramente ya podamos deducir muchas de las funcionalidades que tendremos que tener en cuenta al desarrollar el sitio web. Además hay muchas funcionalidades básicas que nosotros ya aportamos «de serie» al desarrollar un nuevo sitio web.

Pero es posible que quieras que tu sitio web haga algo especial, algo que no es deducible de esta documentación o quieras incidir especialmente en algún elemento. Este sería entonces el momento de indicarlo. Cualquier información en este sentido nos ayudará a hacer un presupuesto más fidedigno. Antes de realizar el presupuesto es posible que concertemos una cita contigo para pedirte más detalles acerca de estas funcionalidades.

Información subjetiva #

Como elemento adicional a la información objetiva nos gustaría conocer más detalles subjetivos sobre el proyecto, esto nos ayudará a entender mejor lo que el proyecto requiere y realmente necesita.

Esta información puede ser:

  • Qué objetivos tiene el proyecto.
  • Qué tráfico y qué uso se espera.
  • Qué retorno de la inversión se espera.
  • Qué expectativas tiene este proyecto en el triángulo de gestión de proyectos.

Información no útil #

La información proporcionada tiene que ser, necesariamente, específica. Hay información que no podemos considerar útil para el objetivo de crear un presupuesto.

  • Indicar que sea como otro sitio web sin añadir información adicional: Si bien tener como referencia proyectos ya existentes es información realmente valiosa para ayudarnos a comprender el proyecto, no es información útil por si sola para presupuestar. Es necesario concretar qué elementos tomará nuestro proyecto y cómo lo hará, porque una referencia de este tipo puede generar distintos conceptos de proyecto en distintas personas.
    Ejemplo: El dueño de Tesla dice que quiere producir un vehículo que sea como un Audi (sin especificar que quiere un vehículo totalmente eléctrico, y que realmente no comparte ninguna pieza con un Audi). Es cierto que ambos se parecen, ambos son coches tienen cuatro ruedas y sirven para desplazarse, pero difieren entormemente en el diseño, los componentes, la proyección del proyecto y la tecnología.
  • Indicar que sea como X pero más sencillo sin añadir información adicional: De nuevo tener una referencia es super importante y muy valioso, pero por sí sola no resulta útil. El concepto sencillez va a ser radicalmente distinto en la cabeza de cada persona, por eso hace falta concreción.
    Ejemplo: El dueño de Tesla dice que quiere producir un vehículo que sea como un tranvía sin catenaria pero más sencillo. Seguramente él está pensando en un coche eléctrico con baterías que permita viajar libremente por cualquier carretera asfaltada, pero otras personas pensarán en: Un funicular, un tranvía con baterías pero más corto, un tranvía con motor diesel, etc.
  • No resulta útil no transmitir información relevante: Hay detalles que pueden ser muy importantes, si no nos los transmites puedes provocar que nuestro presupuesto así como la propuesta que te hemos hecho pase seguramente a ser inválida para este proyecto.
    Las funcionalidades tienen que estar claras desde el inicio del proyecto, hacer que éstas aparezcan a mitad de proyecto lo único que puede provocar es que tengamos que detener el proyecto, analizar en qué influye esta nueva característica y determinar si se puede avanzar así o hay que volver atrás, rehacer cosas, y por tanto elaborar una nueva propuesta.
    Ejemplo: El dueño de Tesla dice que quiere producir un coche pero no transmite que quiere un coche eléctrico a batería. Cuando ya han diseñado: el motor de gasolina, la caja de cambios, el escape, los filtros, el depósito de combustible, así como el espacio en la carrocería para estos componentes… dice por sorpresa que no, que él lo que quería era un coche eléctrico, así que no hará falta ninguno de estos componentes.

Coordinación con diseño #

Esta información ahora se encuentra en https://giga4.team/docs/coordinacion-con-diseno/


Comunicación de nuevas tareas #

Ten en cuenta los siguientes detalles para comunicarnos un cambio que hacer sobre un sitio web.

  1. Indica de forma clara y concisa qué hay ahora y a qué lo quieres cambiar.
  2. Indica detalles, por ejemplo si quieres que tenga algún color en concreto, un cambio sobre la tipografía, etc.
  3. También es útil que indiques el motivo y/o objetivo de este cambio, de este modo podemos hacerlos a la idea de qué se pretende conseguir.

Comunicación de errores o elementos a revisar #

En caso de que detectes un problema, error, algo que no creas que haya funcionado correctamente, te recomendamos seguir estos pasos para comunicarnoslo:

  1. Indica cuál ha sido el problema y cuál sería la situación sin el problema.
  2. Si está involucrado un mensaje de error copialo y pegalo en el email. Procura no transcribir de memoria porque dificultaría encontrar a qué problema se refiere el mensaje.
  3. Indica cómo has llegado hasta el problema.
  4. Siempre copia y pega la URL en la que sucede.
  5. En caso de que pueda ser de ayuda, adjunta capturas de pantalla o vídeos.